Privacyreglement

HET PRIVACYREGLEMENT

Stichting Vrij Spel / De Speelfabriek

ALGEMEEN

Stichting Vrij Spel hecht veel waarde aan jouw privacy en vindt het van groot belang dat de Persoonsgegevens, die door Stichting Vrij Spel worden verzameld en Verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd. Stichting Vrij Spel is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van Persoonsgegevens van Betrokkenen.

Dit Privacyreglement is van toepassing op alle Verwerkingen van Persoonsgegevens binnen Stichting Vrij Spel en De Speelfabriek.

Voor vragen over dit Reglement of als u een klacht hebt over de wijze waarop Stichting Vrij Spel met uw gegevens omgaat, kunt u contact met het bestuur van Stichting Vrij Spel opnemen. U vindt de contactgegevens op onze website.

WEBSITE

De webmaster van Stichting Vrij Spel is verantwoordelijk voor deze website.

De websites van Stichting Vrij Spel zijn http://www.stichtingvrijspel.nl en http://www.speelfabriek.tk.

DOEL VAN HET PRIVACY REGLEMENT

Dit privacyreglement is een verdieping van het privacybeleid, dat is vastgesteld door het bestuur van Stichting Vrij Spel en beschrijft hoe Stichting Vrij Spel omgaat met de privacy van Betrokkenen.

Dit privacyreglement kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de geldende wet- en regelgeving of aanpassingen in de werkwijze van Stichting Vrij Spel.

Dit privacyreglement beschrijft de Verwerking van Persoonsgegevens door Stichting Vrij Spel, de doeleinden van de gegevensverwerking door Stichting Vrij Spel, het gebruik van ‘cookies’ op deze website en hoe je jouw rechten ten aanzien van jouw Persoonsgegevens kunt uitoefenen.

Als je deze website bezoekt of vrijwilliger bent van Stichting Vrij Spel, kan Stichting Vrij Spel gegevens van jou verwerken. Dit gaat om gegevens die je invult bij een inschrijfformulier, een mail die je verstuurt via de website, gegevens over vrijwilligers enz. In het kader van deze Verwerkingen waarborgt en respecteert Stichting Vrij Spel jouw privacy, onder andere door naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacybeleid zoals deze door Stichting Vrij Spel zijn opgesteld. Dit houdt in dat jouw persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover dat verenigbaar is met de doeleinden zoals uiteengezet in dit reglement, jouw Persoonsgegevens door de stichting beschermd worden en je bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van jouw Persoonsgegevens.

BEGRIPPEN

In het reglement komt een aantal begrippen voor, die hieronder worden beschreven.

Beheerder: bestuur van Stichting Vrij Spel;
Bestand: elk gestructureerd geheel van Persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft;
Datalek: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot - of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot - de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot Persoonsgegevens.
Derden: personen en instanties buiten Stichting Vrij Spel;
Gebruiker: de functionaris die bevoegd is Persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de Verwerking kennis te nemen;
Persoonsgegevens: gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
Privacyreglement: dit reglement;
Verantwoordelijke: Stichting Vrij Spel;
Verwerker: de vereniging, die Persoonsgegevens verwerkt ter uitvoering van een overeengekomen taak ten behoeve van de Verantwoordelijke, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;Webmaster: de webmaster van Stichting Vrij Spel, die de website beheert;
Verwerking van Persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen bedoeld met betrekking tot Persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Iemand, die een naam op een ledenlijst leest Verwerkt dus Persoonsgegevens (Artikel 4 AVG);
Vrijwilligers/bezoekers: hiermee worden de vrijwilligers/bezoekers van de Stichting Vrij Spel / De Speelfabriek bedoeld;
Wet: de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG).

DOELEINDEN

Stichting Vrij Spel verzamelt of gebruikt jouw Persoonsgegevens alleen voor de doeleinden, die worden beschreven in dit Privacyreglement (artikel 5 AVG).
Dit zijn:

Activiteiten die, gelet op de doelstelling van Stichting Vrij Spel, gebruikelijk zijn, zoals inschrijving voor, activiteiten en excursies;
Betrokkenen van de juiste contactinformatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan of organisatie van activiteiten, die plaatsvinden binnen Stichting Vrij Spel.
Betrokkenen toegang geven tot bepaalde afgeschermde informatie op de website van Stichting Vrij Spel.
Het berekenen, vastleggen en innen van eigen bijdragen en giften, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
Het verzenden van informatie aan Betrokkenen over activiteiten en diensten van Stichting Vrij Spel en daarmee samenhangende marketingactiviteiten door Stichting Vrij Spel, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven en het versturen van bevestigingen bij inschrijving voor activiteiten.

RECHTMATIGE GRONDSLAG

Stichting Vrij Spel verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor één van de volgende grondslagen van toepassing is (artikel 6 AVG):
Om een verplichting na te komen die in de wet staat;

Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de Betrokkene onderdeel was;
Voor de goede vervulling van de taak, die Stichting Vrij Spel vervult;
Wanneer de Betrokkene toestemming heeft gegeven voor een specifieke Verwerking;
Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de Betrokkene te bestrijden.

Dat laatste is doorgaans het geval, maar als bijvoorbeeld iemand tijdens een evenement medische hulp nodig heeft kan het nodig zijn Persoonsgegevens te verstrekken.

VERWERKING VAN GEGEVENS

De Verwerking van Persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit in overeenstemming is met de Wet en op een zorgvuldige wijze gebeurt. Persoonsgegevens van vrijwilligers worden uitsluitend verkregen van de Betrokkene zelf. Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste Verwerking van diens Persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die Verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels.

De nieuwe vrijwilliger verleent vooraf, vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming voor de Verwerking van Persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden slechts Verwerkt voor zover zij, gelet op de eerdergenoemde doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

Gegevens over deelname aan activiteiten worden niet langer bewaard dan nodig is voor die activiteit.

PERSOONSGEGEVENS

Stichting Vrij Spel verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen:

Vrijwilligers van Stichting Vrij Spel;
Personen die Stichting Vrij Spel om informatie of documentatie hebben verzocht;
Personen met wie Stichting Vrij Spel een zakelijke of financiële relatie onderhoudt.

De Persoonsgegevens van Vrijwilligers worden binnen 6 maanden uit de administratie verwijderd wanneer de vrijwilligersovereenkomst met Stichting Vrij Spel is beëindigd. Indien de werkzaamheden van de Betrokkene ten behoeve van Stichting Vrij Spel zijn beëindigd of de transactie met Stichting Vrij Spel is afgehandeld worden gegevens niet langer dan twee jaar bewaard, tenzij de Persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.
Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek of archivering. In dat geval worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt.

TOEGANG TOT EN VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Stichting Vrij Spel verstrekt geen Persoonsgegevens aan Derden.
Afhankelijk van de toegekende permissies hebben de Vrijwilligers mogelijk toegang tot Persoonsgegevens van Vrijwilligers/bezoekers, die een functie vervullen binnen Stichting Vrij Spel. De Gebruikers die toegang hebben tot (een deel van) de Persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de Persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen.

BEVEILIGING

Stichting Vrij Spel draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de Persoonsgegevens, die zijn opgeslagen bij het secretariaat van Stichting Vrij Spel en de website, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking.

Inloggegevens worden via een versleutelde verbinding verzonden over het internet.

RECHTEN VAN BETROKKENEN

De Betrokkene heeft de volgende rechten:

Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan Stichting Vrij Spel te vragen of zijn/haar Persoonsgegevens worden Verwerkt.
Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar Persoonsgegevens worden Verwerkt.
Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de Persoonsgegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij Stichting Vrij Spel om dit te corrigeren. Leden hebben toegang tot de eigen Persoonsgegevens na inloggen op de website van Stichting Vrij Spel/ De Speelfabriek, waar zij gegevens kunnen wijzigen en verwijderen.
Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan Stichting Vrij Spel te vragen om hun Persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de Betrokkene toestemming heeft gegeven om Persoonsgegevens te verwerken, heeft de Betrokkene het recht om de Persoonsgegevens te (laten) verwijderen.
Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de Verwerking van zijn/haar Persoonsgegevens. Stichting Vrij Spel zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de Verwerking.

WEBSITE STICHTING VRIJ SPEL / DE SPEELFABRIEK

De website bevat foto- en videomateriaal en teksten over evenementen, die Stichting Vrij Spel heeft georganiseerd. Deze informatie kan bestaan uit evenementen, uitslagen van wedstrijden, gehuldigde personen enz. Stichting Vrij Spel maakt deze gegevens niet openbaar zonder toestemming van de Betrokkene. Deze informatie wordt zonder toestemming alleen gedeeld met de Vrijwilligers van Stichting Vrij Spel en zijn alleen bereikbaar na inloggen.

COOKIES

De website van Stichting Vrij Spel gebruikt functionele cookies voor het inloggen op het vrijwilligersgedeelte. Dit dient uitsluitend voor het bewaren van sessiegegevens. Zonder deze cookies werkt het inloggen niet. Het cookiebeleid valt onder het privacyreglement van Stichting Vrij Spel.
De overige cookies kunnen met een adblocker of browserinstellingen zonder problemen voor de werking van de website worden geblokkeerd. Dit zijn cookies van social media websites. Op het gebruik van social media websites zijn de betreffende voorwaarden van die social media dienst van toepassing. Het Privacyreglement van Stichting Vrij Spel is uitdrukkelijk niet van toepassing op het gebruik van dergelijke social media diensten.
De social media cookies zijn:

Door te klikken op de Facebook button wordt een trackingcookie geplaatst.
Google plaatst een googleapis cookie.
Youtube plaatst diverse cookies. De websites van Stichting Vrij Spel / De Speelfabriek bevatten video’s, die via Youtube worden afgespeeld. Meer informatie over het privacybeleid van YouTube vind je op de website van YouTube.

PRIVATE LOGGING

Wanneer je een webformulier invult, worden enkele gegevens automatisch vastgelegd, zoals datum en tijd van vastlegging en het IP-adres.
Als je als Vrijwilliger inlogt wordt de datum en tijd van inloggen vastgelegd. Alleen het laatste moment van inloggen blijft bewaard.

LINKS NAAR WEBSITES VAN DERDEN

Op de website van Stichting Vrij Spel zijn links naar websites van Derden te vinden. Bezoekers worden na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van de betreffende Derde. Op het gebruik van dergelijke websites is het privacyreglement van de betreffende Derde van toepassing. De gebruiker van de website dient het privacyreglement van deze Derde te lezen om inzicht te verwerven in hoe deze partij omgaat met zijn Persoonsgegevens. Stichting Vrij Spel is niet aansprakelijk voor de informatie die door Derden wordt verstrekt, verwerkt, of verzameld tijdens het bezoeken van dergelijke websites.

DATALEK

Er is sprake van een Datalek, ofwel een inbreuk in verband met Persoonsgegevens, als Persoonsgegevens in handen vallen van Derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben.
Dit wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG).
De Webmaster zorgt voor een goed toegangsbeheer. Bewaarde bestanden bij de secretaris en andere functionarissen van Stichting Vrij Spel worden afdoende beveiligd.

SLOTBEPALING

In gevallen waarin het Privacyreglement niet voorziet, beslist het bestuur van Stichting Vrij Spel.
Wijzigingen in doel van de Verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de Persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging van dit Privacyreglement.